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新聞資訊
2022/04/14
文檔外包服務存在著一定的風險，比如說來自中介的風險、單位自身的風險和市場的風險等等，所以在現(xiàn)在文檔外包時需要注意以下的事項。
一、資質與規(guī)模
企業(yè)在選擇與自己合作的外包公司時需要一定的標準，建立必要的門檻，從而保證文檔安全。首先要考察公司的資質，很多企業(yè)在選擇文檔外包公司時，只審核基本資料，比如工商登記證書、稅務登記證，稍微重視文檔管理的企業(yè)會查看當?shù)匚臋n管理局的備案登記證，然而這些是遠遠不夠的，還要重點考察承包單位的內部管理機制，是否能夠全面保證文檔的實體安全和信息安全。
二、庫房裝具設施，即文檔的存放環(huán)境
能否提供足夠的庫房,最大限度地保護文檔的安全與完整，保證寄存的文檔不丟失、不缺少、不損毀、不泄密，安全第一，這是需求方的寄存文檔的首要前提。文檔寄存是否配備有文檔密集架、專用文檔保管箱、溫濕度控制及防光防塵防蟲防火等設施，是否具有監(jiān)控錄像系統(tǒng)、報警系統(tǒng)設備以及24小時專人值守等。
三、寄存服務提供方管理團隊的服務能力
管理團隊的服務能力是保證需求方的文檔寄存服務是否完美無缺，文檔利用是否及時準確快捷，文檔存放是否安全的重要保證。服務能力分為基本服務能力和特定服務能力。
以上就是文檔外包服務需要注意的事項了，還有是否需要提供方對寄存文檔進行文檔整理、文檔消毒、數(shù)字化、錄入文檔系統(tǒng)等更進一步的服務。
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